Centre de Documentation

Documentation GESTHOTEL

Maîtrisez chaque facette de notre plateforme : de la configuration de vos chambres à la comptabilité automatisée.

1. Guide de Démarrage Rapide

Bienvenue dans votre guide de démarrage GestHotel ! Suivez ces quatre étapes initiales simples pour configurer votre établissement hôtelier et accueillir vos premiers clients en moins de 30 minutes :

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Informations de l'établissement

Rendez-vous dans la section Paramètres de l'hôtel pour configurer vos coordonnées, logo, devise locale et fuseau horaire.

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Types de Chambres

Définissez vos différentes catégories physiques (Chambre Standard, Suite Présidentielle, Bungalow Vue Mer) avec leurs tarifs de base respectifs.

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Inventaire Physique

Saisissez les numéros réels de vos chambres (ex: 101, 102, 204) et associez-les aux catégories créées à l'étape précédente.

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Grille Tarifaire saisonnière

Définissez vos variations de prix selon les saisons ou les jours de la semaine pour maximiser vos revenus opérationnels.

Astuce Premium :

Vous pouvez importer en masse vos types et numéros de chambres directement depuis un fichier Excel pré-configuré. Contactez notre support technique pour obtenir le modèle officiel.

2. Gestion des Chambres & Housekeeping

Le module de gestion des chambres vous offre une vue globale et en temps réel de votre inventaire. Suivez instantanément le cycle de vie opérationnel de chaque hébergement :

  • Disponibilité en temps réel : Statuts colorés identifiant les chambres libres, réservées, occupées ou bloquées.
  • Service de ménage (Housekeeping) : Vos gouvernantes et femmes de ménage mettent à jour le statut de propreté (Propre, Sale, En cours) depuis leur smartphone.
  • Module de maintenance : Bloquez temporairement une chambre pour cause de travaux (plomberie, électricité) avec note explicative pour éviter toute réservation par erreur.

Toute mise à jour du statut ménage d'une chambre est instantanément répercutée sur le planning principal de la réception pour un check-in fluide.

3. Planning Central Interactif

Le planning central interactif en 3D est le poste de pilotage quotidien de vos réceptionnistes. Conçu pour être ultra-rapide et visuel, il élimine les saisies fastidieuses :

  • Glisser-Déposer intuitif : Modifiez les dates de séjour ou surclassez un client en faisant simplement glisser sa barre de réservation sur le planning.
  • Folio client complet : Un simple clic sur une réservation ouvre sa fiche complète. Ajoutez des nuitées, appliquez des réductions ou facturez des extras.
  • Enregistrement rapide : Effectuez les check-in et check-out en un clic avec impression automatique de la fiche de police ou de la facture.

4. Synchronisation iCal (OTA)

Évitez définitivement les surréservations grâce à notre moteur de synchronisation iCal bidirectionnelle. Connectez GestHotel aux plus grandes plateformes de réservation en ligne :

Pour synchroniser un canal (par exemple Airbnb) :

  1. Allez dans Paramètres > Synchronisation OTA.
  2. Copiez l'URL d'export iCal unique générée par GestHotel pour la chambre concernée et collez-la dans votre espace propriétaire Airbnb.
  3. Copiez l'URL d'import iCal fournie par Airbnb et collez-la dans GestHotel. Validez.

Notre serveur actualise automatiquement les calendriers toutes les 15 minutes en tâche de fond pour garantir la mise à jour constante de vos disponibilités.

5. Point de Vente (POS) & Restauration

Augmentez le panier moyen de vos clients en intégrant tous vos points de vente physiques (Restaurant, Bar, Spa, Boutique) à leur note de séjour globale :

  • Facturation sur chambre : Vos serveurs ou prestataires de spa saisissent les consommations du client et choisissent "Facturer sur la chambre". Le système vérifie instantanément si le client est bien en séjour et applique la charge sur son folio.
  • Gestion des stocks POS : Suivez les ingrédients et articles vendus avec mise à jour immédiate de vos fiches d'inventaires.
  • Rapports de caisse : Distinguez clairement vos revenus de nuitée de vos ventes secondaires grâce à des graphiques d'activité détaillés.

6. Facturation & Rapports Comptables

Simplifiez la gestion financière et administrative de votre établissement. Notre module comptable s'adapte à vos obligations fiscales locales :

  • Factures Certifiées : Générez des factures normalisées contenant la TVA, les taxes de séjour régionales et toute taxe spécifique à l'hôtellerie.
  • Multi-Paiement : Enregistrez des règlements fractionnés (ex: une partie en espèces, une autre par Mobile Money ou carte bancaire).
  • Rapports financiers automatiques : Exportez vos journaux des ventes, historiques de règlements et analyses du chiffre d'affaires mensuel en un clic (formats PDF et Excel).